Legal Projectmanagement

Een advocaat is geen projectmanager. Zo vinden veel advocaten, en ik deel die mening. Een advocaat is namelijk een expert op een bepaald inhoudelijk vakgebied, een professional. Dat is iets anders dan een projectmanager. Het betekent echter niet dat projectmanagement niet zinvol is in de advocatuur. En ook niet dat een advocaat niet aan projectmanagement kan doen.

In de nieuwe tijdsgeest van de advocatuur, waarover voldoende geschreven wordt, wordt projectmanagement door sommigen wel als de totaaloplossing gepresenteerd. Dat is het zeker niet, maar het kan absoluut wel bijdragen aan een aantal nieuwe uitdagingen. Goed projectmanagement zorgt ervoor dat de verwachtingen over de zaak echt helder zijn. De klant weet wat je als advocaat voor hem kan betekenen, tegen welke kosten en in welke termijn. Maar ook wat de kans is dat er zaken niet lopen zoals verwacht en hoe de klant daarin kan sturen. Het leidt ertoe dat je een veel betere inschatting kan maken van de behoefte van de klant en welke werkzaamheden en kosten daarvoor nodig zijn. In de uitvoering van het zaak zal projectmanagement ertoe leiden dat de juiste mensen en middelen ingezet worden op het juiste moment. Dus goedkope krachten waar het mogelijk is en exclusieve high-end expertise als het moet.

Waaruit bestaat projectmanagement in de advocatuur

Projectmanagement kent fasen. In de advocatuur zal per type zaak een andere indeling nodig zijn. Een gerechtelijke procedure zal anders verlopen dan een overname of een faillissement. Afhankelijk van de aard en inhoud van de zaak zal projectmanagement meer of minder uitgebreid zijn. Maar elke zaak begint op dezelfde manier. Namelijk met het goed definiëren van de zaak gevolgd door het inrichten van het projectplan. Daarna volgt de uitvoering, die per type zaak verschilt, en een evaluatie.

Projectplan

Het opstellen van het projectplan bestaat uit het plannen van tijd, geld, kwaliteit, mensen & middelen en over de communicatie met de klant. Per zaak zal dit anders zijn. Maar waarschijnlijk zal er per type zaak een aantal vergelijkbare fasen te herkennen zijn. In ieder geval moet er in het projectplan staan:

• Fasering met go/no go momenten
  Dit gaat over het bepalen welke momenten in de zaak cruciaal zijn en waar de klant een bepalende stem heeft over wel of niet doorzetten van de zaak op basis van de dan ontstane situatie. De consequenties van het stoppen of doorzetten moet bij elke fase helder zijn.
• Inrichten van sturing op tijd, geld, kwaliteit, mensen & middelen en communicatie
  Het gaat hierbij om het juist sturen op factoren, ook anders dan de inhoud (kwaliteit). Deze factoren hebben ook invloed op elkaar, en moeten dus goed gemanaged worden. Het is belangrijk om bij elk verandering van een van de factoren in te schatten wat het effect op de andere componenten is. En dit met de klant te overleggen.
  • Tijd: dit gaat over doorlooptijd, planning, e.d.
  • Geld: dit gaat over budget en kosten
  • Kwaliteit: dit gaat over de verwachting van het behaalde resultaat
  • Mensen & middelen: dit gaat over de inzet en betrokkenheid van mensen en middelen
  • Communicatie: het met de klant communiceren over voortgang, ook als het verloopt volgens planning

Met name geld (hoeveel budget is er beschikbaar) en kwaliteit (hoe goed is het eindresultaat) werken op elkaar in. En als er onverwachte zaken uitgezocht moeten worden, dan zal de kwaliteit van het eindresultaat vaak omlaag gaan tenzij er meer geld bij komt. De vraag is dan vaak of de klant bijvoorbeeld meer budget beschikbaar heeft of langer kan wachten om een eindresultaat van dezelfde kwaliteit te verwachten.

De projectmanager

Een heikel punt in de advocatuur is nog wel eens het aanwijzen van een projectmanager. Vaak zal de verantwoordelijk advocaat / partner degene zijn die het projectmanagement wil invullen. Maar dit is niet altijd de beste keuze. Sterker nog, ik denk dat het verstandiger kan zijn om een ander, vaak goedkoper, hiervoor aan te wijzen. De projectmanager behandelt de zaak niet zelf, maar managet de zaak. Dat wil zeggen hij is verantwoordelijk voor de toedeling van de werkzaamheden aan de betrokken advocaten, hij ziet toe op de deugdelijke voortgang ervan en houdt hierover regelmatig contact met de klant. De door de projectmanager betrokken advocaten voeren de werkzaamheden van de zaak uit.

Het is belangrijk om de projectmanager hierbij wel een zeer duidelijk mandaat te geven. De advocaten (inclusief de verantwoordelijk advocaat / partner) zullen, voor deze zaak, dan werken binnen de kaders die de projectmanager geeft.

Overstappen op juridisch projectmanagement?

Wil je als juridisch projectmanagement gaan invoeren? Er zijn geen ingewikkelde of dure opleidingen nodig. Het kan prima stapsgewijs en pragmatisch. Met als eerste stappen het onderkennen van de fasen, het benoemen van verantwoordelijkheden binnen een zaak en mandatering van de sturing. Het is uiteraard wel aan te bevelen om de invoering ervan te laten plaatsvinden door een ervaren projectmanager. Dat gaat sneller, het laat zien hoe het moet en het leidt tot meer consistentie in aanpak.