Meer en meer wordt verwacht dat bedrijfsjuristen hun advocatenkantoren ‘strenger’ benaderen. De prijzen omlaag, het aantal uren omlaag, minder routinewerk, efficiënter werken en juist meer gericht op specifieke expertise. In de Nederlandse praktijk is dit echter (nog) niet echt merkbaar. Gebeurt het dan niet? Of gaat het ook gewoon in ons land niet gebeuren?

Bij PLEIT sprak een delegatie van de ICT-verantwoordelijken van aansprekende advocatenkantoren hierover met Casey Flaherty. Flaherty is beroemd/berucht om de ICT-test voor advocaten die hij bij Kia motors invoerde, waar hij legal counsel was.

Hij weigerde nog langer om te betalen voor de ICT-incompetentie van advocaten – hoe goed ze ook waren in hun vakgebied.

Deze, haast karikaturale, anekdote van Flaherty doet de man zeker tekort. Hij is namelijk niet alleen een begenadigd spreker, maar ook zeer uitgesproken over de relatie tussen bedrijfsjuristen en advocatenkantoren. Samen met een aantal anderen heeft hij ‘Unless you ask’ geschreven. Dit boek (gratis te downloaden) geeft aan dat er niet veel zal veranderen in de relatie, tenzij bedrijfsjuristen het initiatief nemen en vragen stellen aan advocatenkantoren. Hij geeft in zijn boek aan welke vragen je kan stellen om beter inzicht te krijgen in de kwaliteit, snelheid en efficiëntie van advocatenkantoren.

Juridische kennis is natuurlijk ook belangrijk, maar..

Flaherty vertelde dat sinds 2008 de bedrijfsjuristen in de US steeds omvangrijker zijn geworden en vervolgens meer zijn gaan specialiseren, zeker ook buiten het puur juridische vakgebied. Daardoor worden nu andere vragen aan advocatenkantoren gesteld dan puur ‘hoe goed ben je in het juridisch vakgebied’. Voorheen spraken de bedrijfsjuristen met externe juristen – en spraken dus over het juridisch vakgebied. Volgens Flaherty wist men ook gewoon niet beter hoe je een externe advocaat goed moet selecteren, anders dan op basis van de juridische inzichten en de bekende persoonlijke klik. Dat is nu aan het veranderen. Nu gaat het veel vaker ook over de vorm van dienstverlening, het projectmanagement, garanties op kwaliteitsniveau, toepassing innovatieve werkmethoden, efficiëntie, etc. etc. De deelnemers aan tafel ervaren deze beweging nog niet echt in Nederland, maar een aantal van hen stimuleert wel deze vraag door bedrijfsjuristen pro-actief zelf te voorzien van innovatieve dienstverlening of onderscheidende profilering.

Het is geen geheim dat ‘Unless you ask’ ook bij de bedrijfsjuristen op tafel ligt en zeker niet denkbeeldig dat advocatenkantoren in Nederland binnenkort te maken krijgen met nieuwe type vragen.

Wanneer een app en wanneer een advocaat?

Unaniem werd de conclusie gedeeld dat ICT nog een (veel) te kleine rol speelt in het werk van advocaten. Zo stellen advocaten zich te weinig de vraag of er geen ICT-toepassingen zijn om delen van het werk te doen en worden ICT-ers zelden gevraagd als echt teamlid in een zaak. ICT wordt nog vaak gezien als iets ongrijpbaars dat, mits je er veel geld in stopt, als vanzelf gaat werken.

Het soepel en behendig omgaan met juridische ICT-innovaties is nog niet veel advocaten gegeven (lees hierover b.v. mijn artikel Dansen met de juridische AirBnB). Kortom, de conclusie valt te trekken dat er te weinig kennis is van wat ICT kan doen en hoe het kan en zal moeten helpen bij de grote digitalisering van onze maatschappij. Aan tafel met deze deskundigen zijn de remedie
s bekend en eensluidend:

1. Stimuleer een ‘Is there an App for it’ gedachte
2. Investeer in training – en herhaal dit frequent
3. Betrek Informatiemanagers (ICT-ers) bij klantdossiers
4. Je kunt ook geld verdienen met ICT

1. Stimuleer een ‘Is there an App for it’ gedachte

Veel advocaten denken nog niet direct in ICT apps als ze zich geconfronteerd zien met een vraagstuk dat veel tijd gaat kosten. Dat is contrair met wat er in veel andere branches wel gebeurt; waarschijnlijk gestimuleerd door de focus op efficiënt werken. Advocaten die meerwaarde willen bieden of efficiënter moeten/willen werken zullen daar ICT voor moeten gebruiken. Maar dat vraagt om bewustwording voordat aan een taak wordt begonnen of er wellicht ICT is die dat werk beter of sneller kan doen. Die bewustwording stimuleren is een “must-do” voor advocatenkantoren.

2. Investeer in ICT-training

Vaak wordt training aangeboden bij introductie van nieuwe ICT. En that’s it. Velen proberen ook onder de training uit te komen… Als je redeneert dat de bedoeling van ICT is dat je er beter en efficiënter mee gaat werken – dan is het onbegrijpelijk dat mensen niet het maximale eruit willen halen. Er kan eigenlijk nooit teveel ICT-training zijn, maar het tegenovergestelde is waar

3. Betrek Informatiemanagers (ICT-ers) bij de start van klantdossiers

Het is het vak van informatiemanagers of informatieanalisten om snel structuren te zien in grote bergen digitale informatie. Naarmate zaken meer informatie bevat is het verstandig deze expertise in te zetten voor de kwaliteit van het werk.

Een advocaat weet wat belangrijk is; een informatieanalist kan slim informatie vinden.

Tevens is er een grote opkomst van ICT oplossingen die slim kunnen zoeken; slimmer en vooral heel veel sneller dan mensen. Informatieanalisten gaan hierbij een cruciale rol spelen. Nu starten dus met (kleinere) dossiers, kwaliteit van het werk verbeteren, efficiëntiewinst boeken en leerervaringen opdoen.

4. Geld verdienen met ICT

Slimme inzet van technologie kan ook worden ingezet als dienst bij klanten. In sommige dossiers kan ICT veel waarde leveren tegen relatief lage kosten (dus veel marge te boeken). En het is natuurlijk ook mogelijk om specifieke apps te ontwikkelen voor klanten of hun complete dossiervoering en projectmanagement te laten ondersteunen door een ICT-applicatie van het advocatenkantoor. Daar liggen kansen om met ICT geld te verdienen in plaats van uitsluitend als kostenfactor te benaderen. Het belangrijkste hierbij is om breder te kijken dan de directe klantvraag en open te staan voor ICT. Dit veronderstelt wel dat je focus ligt op marge ipv omzet, zoals veel kantoren nog steeds doen. Omzet gedreven werken remt innovatie en stimuleert inefficiëntie, terwijl een focus op marge efficiënt denken stimuleert en dus inzet op innovatieve werkmethoden.

Focus op hoe naast wat

Bij de verschuiving van het werk van advocatenkantoren naar bedrijfsjuristen, zoals die in de US plaatsvindt, komt direct de vraag op over het onderscheidend vermogen. Het zal steeds meer gaan over ‘hoe’ de juridische dienstverlening wordt aangeboden. Flaherty heeft het hierbij over ‘Value Enablement’ en geeft praktische tips over hoe je een advocatenkantoor hierover kunt bevragen. Het effect: Juridische kwaliteit is niet langer het (enige) onderscheidend vermogen. In Nederland lijkt het (nog) niet zo ver te zijn, maar wellicht komt het er wel aan of kan je als advocatenkantoor zelf het initiatief nemen om je onderscheidend vermogen duidelijk te presenteren aan de bedrijfsjuristen.

De sleutel tot verandering

Verandering van het advocatenvak is geen sinecure. Zoals veel vakgedreven professionals is een zekere mate van eigenwijsheid aanwezig en nodig, maar het belemmert vaak wel het openstaan voor vernieuwing. Mensen die echt willen veranderen, krijgen dat voor elkaar met wat post-its en goed overleg; mensen die het niet willen krijgen het nog niet voor elkaar met een groot (ICT-) budget. Verandering vraagt om een bereidwillige mindset.

De afhankelijkheid en inzet van ICT zal voor veel kantoren sterk toenemen. Het is cruciaal om daar echt voor open te staan om mee te kunnen gaan met de opkomst/aanwezigheid van de digitalisering van onze maatschappij. Niet innoveren betekent echt stilstaan en dus achterstand oplopen bij kantoren en bedrijfsjuristen die wel slim gebruik maken van nieuwe ICT ontwikkelingen.

Het meest ingewikkelde is…

Elke verandering begint met een eerste stap. Die eerste stap zetten is vaak het meest ingewikkeld. Welke kant op? Waar gaan we naar toe? Wat is het doel… Bij veel succesvolle veranderingen blijkt die eerste stap achteraf bezien niet altijd de juiste, maar puur het in beweging komen heeft de verandering wel gestart. Begin dus gewoon.. Ben jij die kartrekker? Heb je nog even een steuntje nodig? Ga eens langs bij de ICT afdeling en vraag heb bij de start van een nieuwe zaak om input / inzichten te delen. Het kost weinig, maar biedt veel potentie. En kom langs op congressen als PLEIT. Succes!

De auteur

Timo Schrama adviseert en begeleidt en transformeert organisaties om meer grip op het werk te krijgen middels procesvernieuwing en digitaal werken. Als partner van Law4ce ben ik regelmatig bij congressen, seminars en andere kennisplatformen als toehoorder of spreker. Vanuit Law4ce doen we daarmee kennis op om ook weer te verspreiden, zoals met deze blog.