Op welke wijze bepaalt u de prijs van uw diensten? Te vaak gaat het direct roepen van een prijs aan tafel bij de cliënt mis. Doordat onvoldoende aandacht wordt besteed aan de opdrachtomschrijving worden niet alle werkzaamheden meegenomen in de prijs. De prijs wordt te optimistisch bepaald. Ten slotte is onduidelijk of het dossier nog winstgevend is. Hoe kan het beter?

Dit artikel verscheen eerder in de column reeks van Law4ce bij Balieplus.

Volg de stappen van LPM (Legal Project Management)

Het afgeven van een correcte prijs is een proces wat niet stopt bij de offerte. Een goed houvast van start tot einde van een dossier is Legal Project Management (LPM). Bij LPM worden de volgende stappen gevolgd:

Definitie

Stel samen met de cliënt de opdracht vast. Dit is niet alleen een globale inhoudelijke opdrachtomschrijving, maar ook het tempo waarin moet worden opgeleverd, de diepgang van het advies en het kwaliteitsniveau.

Planning

Bepaal op basis van de definitie de op te leveren zaken (mijlpalen), plan deze in de tijd en wijs taken toe aan personen. Bepaal op basis van de benodigde uren de prijs.

Uitvoering

Doe het werk, monitor de tijdsbesteding en voortgang ten opzichte van de planning, stuur bij en communiceer met de cliënt over afwijkingen.

Afsluiting

Kijk bij het afsluiten van het dossier nog eens terug naar de bestede uren, de planning en de behaalde resultaten. Bespreek dit met de cliënt. Welke lessen zijn daaruit te trekken voor de toekomst.

Het prijscalculatiemodel

De stappen Definitie en Planning zijn gevat in het volgende calculatiemodel. Het model is te openen via onderstaande link:

http://bit.ly/fee_calc

Verder biedt het model inzichten om tijdens de stap Uitvoering van het werk na te gaan hoeveel uren zijn afgesproken per fase en waar nodig bij te sturen.

Bij de stap Afsluiting van het dossier kunnen bestede uren worden afgezet tegen de oorspronkelijke planning. Leerpunten die daaruit volgen kunnen worden meegenomen bij het verbeteren van toekomstige offertes.

Hoe werkt het model?

Na het vastleggen van de inhoudelijke eisen aan het werk in een opdrachtbevestiging, kan stapsgewijs een prijscalculatie worden gemaakt door het invullen van de gele vlakken in het model.

In het bovenste blok wordt bepaald wie het werk gaan uitvoeren en welk tarief wordt gehanteerd.

Tevens worden de fasen bepaald van het uit te voeren werk. Het opsplitsen van het dossier in fasen maakt het makkelijker een tijdsbesteding in te schatten. Tijdens de uitvoering kan per fase worden gekeken of de bestede uren nog overeenkomen met de begroting.

In het tweede blok ontstaat na het invullen van de medewerkers en de fasen een matrix waarin de urenschatting kan worden opgesteld.

Uit de combinatie van personen, hun tarief en de ingeschatte uren volgt per fase een prijscalculatie. De berekende prijs kan per fase worden overschreven door een vaste prijs voor de fase.

Na het invullen van het percentage voor de kantooropslag, eventueel een toegekende korting en bijkomende kosten ontstaat een totaalbeeld van de prijs.

Waar de laatste tijd kosten onder de loep liggen is het van belang duidelijkheid te verschaffen. In dit model worden kantoorkosten meegenomen in de totaalberekening. Alternatief is de kosten te presenteren als 0% en ze mee te nemen in het tarief. Kantoorkosten maken ten slotte ook deel uit van de totaalprijs en dus de inkomsten van kantoor.

Wordt in het eerste blok ook de kostprijs per uur ingevuld van de verschillende advocaten, dan krijgt u in de laatste kolom ook inzicht in de winstmarge van een dossier.

Wat kunt u doen met de uitkomsten richting de cliënt?

Het model geeft duidelijkheid over hoe de prijs van een dossier is opgebouwd. Vraagt een cliënt om een lagere prijs, dan kunt u aan de hand van de calculatie laten zien hoe de prijs is opgebouwd.

Het model biedt ook de mogelijkheid met de cliënt in overleg te gaan over het prijsmodel. Op transparante wijze geeft u inzicht in bijvoorbeeld de keuzen voor het uren x tarief model en vaste prijzen. Let op: Bij vaste prijsafspraken verschuift het risico van overschrijdingen in tijd naar het advocatenkantoor. Het is dus niet ongebruikelijk tegenover het overnemen van het risico een opslag op te nemen op de gecalculeerde prijs. Prijszekerheid heeft een zekere waarde!

Gebruik het model tot slot om leerpunten te trekken uit een vergelijking tussen geoffreerde uren en feitelijk gemaakte uren. Door te leren van de verschillen, kunt u in de toekomst steeds betere prijsopgaven gaan doen.

Ik ben benieuwd naar uw ervaringen.

Over de auteur

Hans Schuurman is interim finance manager binnen advocatenkantoren en oprichter van Law4ce. Hans richt zich op winst- en efficiëntieverbetering. Samen met Balieplus heeft hij de Masterclass Winstmodel Advocatuur ontwikkeld. Hans geeft regelmatig lezingen over ontwikkelingen en efficiëntieverbetering in de juridische dienstverlening. Voor vragen of een nader gesprek over de ontwikkelingen nodig ik u uit contact op te nemen. Ik sta u graag bij met het financieel versterken van uw kantoor.